ワードで宛名を印刷する
ワードで宛名ラベルを作る場合は、エクセル等で事前に作成した住所録データを使います。エクセルで住所録データの作成は前項で紹介した通りです。左上の「ファイル」から「名前を付けて保存」をクリックします。
住所録データの保存ができたらワードを起動します。まず、「差し込み文書」をクリック、「差し込み印刷の開始」を選択、「差し込み印刷ウィザード」をクリックしてください。これで画面右に「差し込み印刷」ウィンドウが表示されます。
次はテンプレート作成です。「差し込み印刷」の作業ウィンドウの「ラベル」を選択し、画面下部の「次へ：ひな形の選択」をクリックし、ひな形（テンプレート）の選択をしてください。
次は「文書レイアウトの変更」にチェックを入れ、「ラベルオプション」をクリックし、「新しいラベル」をクリックします。ここで使用する任意の宛名ラベル名を入力します。各種設定は「▲」「▼」ボタで行います。これはエクセルの時と同様です。「垂直方向の間隔」、「水平方向の間隔」の設定は気をつけましょう。垂直方向の間隔は「ラベルの高さ＋行間隔」、水平方向の間隔は「ラベルの幅＋列間隔」です。
こうして宛名ラベルのサイズ設定ができたら、作成した宛名ラベルの名前を確認して「OK」ボタンをクリックします。
「差し込み印刷」作業ウィンドウで、「現在の文書を使用」にチェック、更に「次へ：宛先の選択」をクリックしてください。住所録データはエクセルの住所録データを読み込みます。「既存のリストを使用」にチェック、「参照」をクリック、「データファイルの選択」ウィンドウから作成した住所録データを選択、「開く」ボタンをクリックしましょう。「テーブルの選択」ウィンドウに入力したデータが入っているシートを選択、「OK」ボタンをクリック。入力したデータが表示されていたら「OK」ボタンをクリック。これで住所録データの読み込み完了となります。
次はワードに読み込んだ住所録データの配置です。「差し込み印刷」ウィンドウで「住所ブロック」をクリック、次に、「差し込み印刷」ウィンドウの「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、「差し込みフィールドの挿入」ウィンドウが表示されます。ここで名前を挿入してください。できたら「差し込み印刷」ウィンドウの「ラベルプレビュー画面表示」をクリックして住所録データを一応確認しましょう。
最後に「次へ：差し込み印刷の完了」をクリックし、印刷に進みます。「差し込み印刷」ウィンドウの「印刷」をクリック、「プリンターに差し込み」ウィンドウで、「レコードの印刷」の「すべて」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします。これで「印刷」ウィンドウが表示され、プリンターの設定後、「OK」ボタンをクリックすれば印刷開始です。